Comment écrire une lettre officielle ?

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A de nombreuses occasions de la vie professionnelle et privée, il est nécessaire de produire une lettre officielle. Ce type de document nécessite de prendre en compte certaines règles normatives.

La présentation d’une lettre officielle

Que l’on écrive à une administration, une entreprise ou un établissement, les usages peuvent varier. Néanmoins, certaines convenances sont les mêmes pour tous ces destinataires, notamment en ce qui concerne la présentation d’une lettre officielle. Ainsi, les coordonnées de l’expéditeur doivent se situer sur le quart supérieur gauche de l’en-tête de lettre (nom, civilité adresse). Le lieu et la date doivent quant à eux se trouver dans l’alignement à gauche sur le haut de la moitié droite de la lettre officielle, tout comme les coordonnées du destinataire de la lettre officielle. Dans le quart inférieur du courrier, on doit apposer une signature manuscrite sur la lettre officielle (même si le corps du texte n’est pas manuscrit) dans la moitié droite. Le bas de la page est également le lieu où placer d’éventuelles informations complémentaires telles que l’envoi de pièces jointes au courrier officiel.

Les formules de politesse

Dans une lettre officielle, il est particulièrement important de respecter un certain nombre de formules de politesse à adapter en fonction du contenu et du destinataire du courrier. Ces formules sont conventionnelles et répondent à des conventions à appliquer dans certaines circonstances. Il existe des formules de courtoisie longues et des équivalents plus courts à utiliser notamment pour des personnes que l’on connaît déjà. Dans une lettre officielle, les formules d’appel comme les phrases de salutations sont des éléments normés d’une lettre officielle et il convient ainsi de vérifier le titre exact d’une personne pour pouvoir l’utiliser à bon escient (profession ou encore distinction honorifique par exemple).

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